В интернете можно найти достаточно много информации о том, каким должен быть архив. Но начиная работу над ним самостоятельно, люди все равно допускают ошибки. Причем ошибки эти, как правило, одни и те же. В этой подборке мы собрали то, каким не должен быть архив, каких ошибок нужно избежать при его создании.
Конечно, сделать все идеально вряд ли получится. Единственный способ— обратиться к профессионалам, например, в компанию Первый городской архив. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что все будет сделано правильно. Но нескольких очень важных, ключевых моментов обязательно нужно учесть даже в том случае, если вы планируете справиться самостоятельно.
Отсутствие систематизации
Заходя в некоторые архивы, можно подумать, что попал на склад макулатуры: вся бумага лежит без какой-либо системы, папки составлены без логики, а иногда и вовсе свалены в кучу на столах, полках и в корзинах.
Как в этом можно разобраться — непонятно. К сожалению, многие компании доводят свой архив до такого состояния и только потом обращаются к профессионалам за помощью.
Очень важно помнить: принцип размещения документов может быть разным. Но он обязан быть! Иначе рано или поздно вы вовсе не сможете найти нужную бумагу.
Заброшенный архив
Хороший архив — это не разовая работа, это постоянное вложение сил в поддержание порядка.
Для того, чтобы хранилище не превратилось в гору мусора, важно выполнять всего три правила:
- возвращать все изъятые бумаги на место;
- правильно добавлять вновь поступающие документы в архив и в каталог;
- избавляться от всего, что просрочилось и стало неактуальным — иногда в компаниях находятся маловажные бумаги столетней давности!
Архив в подвале
Так как площади коммерческих помещений в Санкт-Петербурге достаточно дорогие, многие компании отправляют свой архив в подвал. Это очень серьезная ошибка сразу по нескольким причинам. Но главная из них — совершенно неподходящие для бумаг условия хранения. Сырость и резкие колебания температуры (зимой в подвалах либо очень жарко, либо они промерзают), риск затопления, обилие различной живности — от плесени до крыс. Иными словами — все условия для того, чтобы бумаги закончили свое существование через пару лет! А ведь архив, наоборот, должен беречь содержимое как можно дольше.
Отсутствие архива
Иногда в процессе обработки бумаг, руководство приходит к решению вовсе не делать архив, а просто разложить их по отделам — бухгалтерские пусть хранятся в бухгалтерии, кадровые — в отделе кадров и т.д.
Минусов у такого подхода два:
- во-первых, ориентироваться в этих папках будет только хозяин кабинета;
- во-вторых, в какой-то момент архивных документов накопится так много, что в кабинете не хватит места ни для сотрудника, ни для текущих бумаг.
